RGPD et paie : vos outils sont-ils vraiment conformes ?

Le traitement de la paie repose sur des données personnelles parmi les plus sensibles : salaires, numéros de Sécurité sociale, coordonnées bancaires, absences, arrêts maladie, données familiales…
À ce titre, il est pleinement concerné par le RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données), entré en application en 2018.

Et pourtant, dans beaucoup d'entreprises, la conformité des outils de paie est encore floue, partielle… voire inexistante.
Alors, vos logiciels de paie sont-ils réellement conformes au RGPD ? Voici les points à vérifier.

Le RGPD encadre tout traitement de données personnelles, c’est-à-dire toute information permettant d’identifier un salarié.

Dans le cadre de la paie, cela inclut :

• Informations d’état civil (nom, prénom, date de naissance)

• Numéro de sécurité sociale

• Données bancaires

• Bulletin de salaire

• Absences, congés, arrêts maladie

• Charges sociales, avantages, primes, sanctions, retenues

• Coordonnées de la mutuelle ou du conjoint

En résumé : tout ce qui est géré dans vos bulletins de paie, logiciels RH ou chez votre cabinet comptable est soumis au RGPD.

2. Utiliser un logiciel de paie = conformité automatique ? Pas du tout.

Beaucoup d’entreprises pensent qu’en externalisant leur paie (ou en utilisant un logiciel certifié), elles sont en règle.
En réalité, ce n’est pas le logiciel qui est responsable, mais le responsable du traitement : donc vous, employeur.

Même si vous passez par un cabinet comptable, vous devez :

• Vérifier que votre prestataire applique les règles RGPD

• Mettre à disposition une note d’information RGPD salariés

• Définir des durées de conservation des bulletins

• Sécuriser les accès au logiciel

• Pouvoir justifier d’un registre des traitements RH

3. Les points de vigilance à vérifier dans vos outils de paie

Voici les critères essentiels à passer en revue :

Sécurité des accès

• L’outil est-il protégé par un mot de passe complexe ?

• L’authentification à deux facteurs (2FA) est-elle activée ?

• Chaque utilisateur a-t-il un accès nominatif ?

Traçabilité des actions

• L’outil garde-t-il une trace des connexions, exports, modifications ?

• En cas d’incident, peut-on reconstituer ce qui a été fait ?

Conservation des données

• Quelle est la durée de conservation prévue ?

• Peut-on supprimer ou archiver automatiquement les données au bout d’un certain temps ?

Accès des salariés à leurs données

• Les salariés sont-ils informés de leurs droits ?

• Peuvent-ils accéder facilement à leurs bulletins ou demander leur suppression si nécessaire (dans les limites légales) ?

Relations avec les sous-traitants

• Avez-vous un contrat RGPD avec votre cabinet ou prestataire de paie ?

• Ce contrat prévoit-il une clause de confidentialité et de sécurité des données ?

4. Et les bulletins de paie numériques ?

Le bulletin de paie dématérialisé est soumis aux mêmes règles que le papier, avec quelques particularités :

• Le salarié doit être informé et pouvoir s’y opposer

• Le bulletin doit être accessible pendant 50 ans ou jusqu’aux 75 ans du salarié

• Il doit être archivé dans un coffre-fort numérique sécurisé

Un simple envoi par email sans cryptage n’est pas conforme.

5. Comment se mettre en conformité simplement ?

Pas besoin de tout refaire. Voici les 5 actions prioritaires :

1. Lister les traitements liés à la paie dans votre registre RH

2. Vérifier les paramètres de sécurité de votre outil ou avec votre prestataire

3. Mettre à jour vos clauses RGPD dans les contrats de travail

4. Fournir une note d’information RGPD aux salariés

5. Si besoin, faire auditer vos pratiques ou former votre équipe

Conclusion

Une paie bien gérée, c’est une paie conforme.

La gestion de la paie est un pilier de votre activité RH.
Mais si elle n’est pas conforme au RGPD, elle peut vous exposer à des sanctions, des fuites de données, ou à une perte de confiance de vos collaborateurs.

Chez IT-TSP, nous accompagnons les entreprises à :

• Vérifier la conformité de leurs outils de paie

• Mettre à jour leur registre RH

• Former les équipes RH ou les dirigeants en 3h, en visio ou sur site

Contactez-nous pour un audit simplifié ou une formation RGPD RH éligible OPCO.